广告业不加班?!可能吗?

（图／取自网路)

黄明威是广告人，也是团队管理者，可以想像他每天必须处理许多大大小小的事，包含固定的行政工作、教育训练、客户服务等，偶尔也会有临时的会议，或是老闆突然交代的事务；他表示，在接收工作任务的当下，他就会在脑海中衡量优先顺序，横轴是工作的紧急程度，纵轴则是重要程度，依照处理的优先顺序可以分为：1. 紧急且重要、2. 重要但不急迫、3. 紧急但不重要、4. 不重要也不急迫。

「重要的事情必须要优先处理。」这是一个大家都知道的工作观念，但很多人往往办不到，因为人们经常以为时间有余，或者盘算该项工作只要多少的时间就能完成，结果就犯了拖延的毛病，总要等到事到临头才加班赶工，不但导致工作品质变差，也可能连带造成其他工作的负担，形成恶性循环。不要把重要的事情变成紧急的事情！若有时间就先处理重要的事情，否则重要但不急的事情，久了也会变成又紧急又重要的事情，那就势必要熬夜加班赶工了。

如何判断事情的重要性呢？黄明威分享他个人的经验给大家做参考：一项专案里头的许多细项工作中，其中百分之二十的工作占了整体工作百分之八十的决定性影响，因此就应该先把这举足轻重的20％列为优先处理的事项。

另外，在搭配的使用工具上，黄明威会利用Outlook的「工作」功能，将工作事项依照处理优先顺序分类为1、2、3、4，一来可以透过条列清楚的工作事项，有条不紊地一一消灭任务，二来可以随时改变状态，方便进度更新。此外，也最好能养成顺手记录工作行为与进度的习惯，在工作产生时最好就要有纪录，否则一忙碌起来根本没有时间去记录。

有能力就有时间 没能力先学找资源

工作管理、时间管理方法之外，必须回到工作最根本的问题是：你有没有处理事情的能力及技巧？想要高效完成工作，第一要加强自己的核心能力，第二是要学会善用工具。

对广告人而言，策略与企划力最为重要，由于他们经常需要为客户进行分析数据资料、做提案简报，因此善加利用Microsoft Office套件，如Excel、PowerPoint等软体就显得很重要。他们的工作之一，是必须按月提供市场月报给客户，内容包含上个月该类产品的广告投资情形，以及竞争对手花了多少钱在哪些媒体管道，「这对很多人来讲是很麻烦的事情，每个月都得重跑一次报表，再转档做成投影片简报。但是我的做法跟其他人不同。我会用Excel做出一个框架，当资料跑出来的时候直接丢到框架里面去，然后让框架跟PowerPoint产生连动，所以只要Excel一完成，PowerPoint也跟着更新完成该资料档案。」相较之下，这个方法只需要花费传统方法二分之一的时间，而且也减少数据复制可能造成的失误，「把反覆的工作简单化，才有时间想策略。」他说。

另外，有时候花大量时间做数据蒐集分析，还不如直接打一通电话与客户多做讨论，反而更能了解客户的核心诉求，进而判断接下来要执行哪些工作，如此就可大量减少重覆往返的时间，「这些观念在所有的行业都适用。」他说。

高EQ撑腰 突发状况不乱阵脚

商品在市场行销过程难免会有突发状况，但当团队遇到这些紧急的突发状况时，还是很有可能因为经办人员情绪慌乱或经验不足，而导致事件无法被有效解决。作为公司的领导阶层，黄明威表示，「特殊状况就要用特殊的方式去处理，我们通常会先让资深人员去判断事情的情况、危急程度、要用什么样的资源去处理，通常会由我和客户服务总监一起处理，」他接着说，「一定要先定调！」一旦确认事情的处理方式之后，就按照团队分工去处理事情。

虽然这些突发状况常常搞得服务团队人仰马翻，但是黄明威乐观地认为，「透过我们对突发状况的协助处理，反而可以在客户面前展现我们的价值。」

面对突发状况可以从容因应，事实上跟能不能控制情绪也很有关係，「作为一位专业人士就要有专业的表现，我是这样期待自己，也经常这样跟我的同事们提醒，我们面对客户做的是专业性质的服务，不论工作是否顺利、前一场会议被老闆骂、昨天跟女朋友吵架，都不应该影响到工作表现。」他强调，「很多主管虽然没有明讲，但其实工作情绪也是决定用人的关键。」

在高压的广告业下工作，黄明威却应对自如，「热情很重要，如果你对现在的工作没有热情，真的不要做这个行业。」他接着说，「对工作没有期待、没有一点温度，说真的是不会有所成就的啦。你不如去找一个真正有感觉、会喜欢的工作，这样你才不会引以为苦，还能够去面对当中的酸甜苦辣，也才能够把事情做好。」黄明威分享对广告业的热情。也许，这才是他能够总结出高效工作的最终源头。

【101创业大小事／整理报导】

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