5步骤解构重大任务 开工不焦虑

（图／取自网路)

春节假期即将结束，已经有许多人开始感到焦虑，原来是新春开工就有许多重大的工作任务接踵而来，自己的笔记本里已经写下了长长的一串待办任务清单，想起这一大串任务，就让自己更想逃避开工日。

确实可以有一些方法，让这份落落长的待办清单「变短」，让自己上工日不会面对一份处理不完的任务清单，也让自己相对减少开工日的压力，这个方法不是帮你把任务自动完成，而是帮你纾解恐惧、降低拖延，让工作顺利开始前进。

1. 拆解那些沉重的工作任务

即使已经有一份落落长感觉做不完的工作任务清单，但是大多时候我们写下来的任务清单可能还不够长，在把任务清单「变短」之前，要先把任务清单「变长」。

这是什么意思呢？我们必须先把那些看起来复杂沉重的任务，再拆解出更小的行动单位，拆解出更多可以在半个小时到一个小时内处理完成的任务单元。

例如年后开工第二天你可能必须要准备一份对整个公司的上台简报，这个任务看起来很大很重，这时候你必须把这个任务进一步拆解成：规划主题、写出大纲、收集素材资料、写出更多内容、制作简报画面、练习报告时间等等具体的，可以在一个小时内完成的小行动单元。

这时候虽然待办清单变得更长，但是里面的任务看起来却会变得更简单，看起来会像是真的做得到的最小任务单元。

2. 分类你的待办任务

接着，开工日你可能不只要面对准备一份上台简报的工作，甚至还必须企划三月的专案、要准备跟某个部门开会的资料、要开始处理之前承接的一个课程计画、要去跟某个客户接洽新的合作计画。

要把上述这些工作的待办任务全部罗列出来，就会是超长而且看起来完成日遥遥无期的清单，面对这样不知道终点在哪里，看起来需要花费无法估算时间的清单时，就会造成开工日的紧张压力。

这时候，先试着把这些任务做分类吧！

最简单的就是依据每个工作专案来分类，或者依据工作性质做分类，分类之后，原本看起来三四十个待办任务，就会转变成三到四个具体的工作方向，你开始可以知道开工日应该优先处理哪一个方向、哪一个专案里的任务。

3. 排出每个分类里的任务处理顺序

有了具体方向后，进入每一个工作分类的任务清单中，开始排列这个分类里的任务顺序，所谓的顺序，就是这些工作的重要性次序，或是要完成这个大分类工作需要的步骤顺序。

排出准备上台简报的子任务顺序，排出企划三月专案需要的工作重要次序，排出要去跟客户接洽时需要准备的工作步骤。

经过这样的排序，让我们去发现一件事情：每一个大工作目标底下，第一个应该完成的最重要最紧急的任务是什么？

例如要完成上台简报应该最先写出简报大纲草稿、要企划三月专案应该先拟出专案时程、要接洽新客户应该先研究客户资料。

找出每个大工作专案目标里的第一步行动后，解开沉重工作清单束缚就开始露出了曙光。

4. 写出开工日早上「可以完成」几个第一步任务

从三四十个任务的清单中，归纳出三到四个工作方向，再从三到四个工作方向中，整理出每个目标的处理步骤、任务顺序，接着找出每个方向里的「第一步任务」是什么？于是，你的清单就精简到了三到四个必须第一步执行的重要任务。

但这时候我们必须思考一个关键问题：「应该要做」和「可以做到」是不一样的两件事情！

你应该要尽快把这四个第一步任务完成，但是却不可能一下子把他们全部完成，因为处理任务一定需要时间的，就算心中很急，但这个必须花费的时间不可能自己消失，再急也没有用。

所以，这时候试着另外写出「开工日早上」真的可以完成的两个第一步任务是什么？「可以完成」就是保证自己一定可以在有限的几个小时内做完的任务，而且他们是经过上述归纳排序后，我发现最重要应该优先执行的任务。

5. 从下一步行动开始，让工作依序展开

于是经过上面这样的重新整理，你就先拆解了看起来不可能完成的沉重工作，变成每一个都能在短时间完成的子任务，接着分类工作分向，并把这些任务变成有顺序的清单，这个顺序可能代表了重要性，或是代表了他们的连续执行步骤。

然后找出每个流程里最开头的第一步行动是什么，并且实际估算时间，真正写出「我在开工日早上应该完成，并且真的可以完成的第一步行动」。

这时候，我们就可以放下不可能任务的压力，解开沉重工作清单的束缚，把眼光从对未来的担忧，收回到眼前这份「当下我们必须做什么」的开工日早上第一步任务清单上，事情便开始有了前进的转机。

我们也不会在迷茫中因为混乱而在开工日早上无所事事，或是逃避倒不重要的琐事上，而能认真地完成重要的第一步，接着，就可以根据我们的前面排好的任务顺序，开始一步一步把工作展开啰！

【101创业大小事／整理报导】

免责声明：

部分图片、观点，来源于网际网路及其他网路平台，主要目的在于分享讯息，让更多人获得需要的资讯，其版权归原作者所有。如涉及侵权请告知，我们会在24小时内删除相关内容。