告别龟速，５步行动战胜拖延

（图／取自网路）

1兆美元。这是长期研究「动机与拖延」领域的加拿大卡尔加里大学商学院教授皮尔斯‧史迪尔（Piers Steel），推算出美国企业因员工拖延而导致的一年损失。

他是如何计算的？先看下列几个重要数字：
1. 美国的总劳动人口约为1.3亿人
2. 劳动人口的平均年薪4万美元
3. 每人每年工作总时数约为1,703小时
4. 平均每天工作8小时，其中拖延的时间超过2小时，佔四分之一

「每天工作拖延超过2小时」，是根据美国America Online和Salary.Com针对1万多人的工作习惯进行调查所得到的结果。根据以上线索，可推算出下列数字：

4万美元（平均年薪）÷1,703小时（每人每年工作总时数）＝23.49美元（每人每小时产值）
1,703小时（每人每年工作总时数）÷4（拖延时间佔工时四分之一）＝425小时（每人每年拖延的时间）
23.49美元×425小时＝9,983美元（每人每年因为拖延让企业受到的损失）
9,983美元×1.3亿劳动人口＝1兆2,978亿美元（美国企业一年受到拖延的总损失）

史迪尔分析，容易导致拖延的主因有4个：

● 对自己成功的能力缺乏自信，恐惧失败
● 对被指派的工作和任务反感，产生逃避念头

● 目标太遥远，缺乏真实感或意义

● 个人意志力薄弱，难以自我约束，容易冲动和分心

带领团队摆脱龟速的5步行动

美国作家马克‧吐温（Mark Twain）说：「勇敢是反抗恐惧、战胜恐惧，而不是毫无恐惧。」不想被拖延击败，逃避并非最好的方法，而是勇敢地去战胜它。

假使你带领的部属当中就有这样的拖延鬼，参考《别拖延了，讨厌的工作就这样做》一书提供的几项行动祕诀，为你的团队带来新年新气象。

1. 先做工作中最讨厌的部份

被指派到不喜欢的工作时，拖拖拉拉是人们共同的特性，然而职场上难免遭遇一些乏味、讨厌却又不得不完成的工作。当你发现部属正在拖延某项工作，迟迟不愿着手进行时，也许是因为不喜欢工作中的某一部份。

例如：不知道该如何向客户开口要求涨价；或是对于写英文信给国外客户缺乏信心。试图找出他们拖延的原因，设法协助他们先处理工作中最讨厌的部份。告诉他们：「不管有多讨厌这项工作，都毫无选择，必须完成。因此，与其拖延而焦虑烦恼，还不如立刻动手完成它。」

2. 把工作分割为数个小步骤

之所以迟迟不想动工，是因为觉得目标太大或太抽象，难以着手展开第一步？面对复杂的工作，不妨先教导部属设定最小目标，或是在较大目标中，把工作分割成几个小单位，用便利贴记下完成工作的行动步骤，每完成一个小单位，就撕掉一张便利贴，要求他们在有限时间内完成。

例如大目标是「为下个月的年度会议，编好公司明年的预算」，这项工作可细分为几个小单位：找出去年编列的预算、更新预算分类、预估每项分类的收支、在週五会议上和主管讨论等等，逐一细分成可行动的步骤。

3. 瑞士乳酪时间管理法

《掌握你的时间与生命》作者亚伦‧兰凯（Alan Lakein）提出「瑞士乳酪时间管理法」，把零碎时间比喻为乳酪上很多的小孔。

当部属开始拖延时，可以练习先在大任务上「戳洞」，利用每个5分钟、10分钟的空档完成部份工作，不必非得有一大段空档时，才正式启动工作。这种「不断有进度」的良好感觉，会让你的大脑释放化学物质，带来激励和引发更大的动力。

4. 善用工作清单，保持思路清晰

当你察觉某些部属工作效率特别差时，很可能与他们没有养成良好的工作习惯有关。例如：不懂得自我安排工作计划，或是建立工作清单，随时盘点工作进度。

要解决这个问题，可准备一本便于随身携带的笔记本，把所有琐碎工作、或客户联络电话全部记录在上面，并在每一页上方註明日期，这样有助于整理思路，知道自己什么时候该做什么事。如果当天的工作清单未完成，记得在未完成的步骤上做标记；或是决定放弃某件事，也要在旁边註明「忽略，不重要」，日后翻阅记事本时，才不会搞不清楚那项工作是否已完成。

5. 鼓励部属自我奖励

完成工作后给自己一点奖励，的确能有效战胜拖延。当部属面对畏惧的工作而踟蹰不前时，不妨鼓励他们在心中设定一个完成后的自我奖励，让他们觉得工作时更有目标和乐趣——找一个自己真正喜欢的事物，例如看一部新上档的电影或欣赏一场音乐会；一整个晚上脑袋放空；睡到自然醒；和许久不见的好友相约喝咖啡或打球等等。自我督促努力在期限内完成工作，然后轻松地、毫无愧疚地享受自我奖励。

【101创业大小事／整理报导】

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