行事历早点这样记 就能提前成功了

(图/取自网路)

行事历除了拿来做行程安排与时间规划，很多人也会在旁边空白处顺手写下年度目标、工作内容、应带物品等注意事项，别小看这少少几个字的笔记，资讯完整与否，往往是工作者表现优秀与平凡的关键点。

1.工作排程第一步：确立目标

回想求学时代，你是否曾经设定这样的目标：「要进入XX大学，联考必须有XXX分，数学要考AA分以上、英文要考BB分以上……」《弘兼宪史教你活用记事本》一书指出，学生时代学到的know-How，没道理工作以后就不能用，先确立自己想要达成的「主目标」（例如「成为销售业绩第一的业务员」），然后以树枝状展开，将主目标分解成数个阶段性目标，就能具体看见自己从现在起该做什么，并以此安排行事历。

2.用倒推法拟定计画：从终点开始反推算

「绵密的安排是达成目标的关键，」弘兼宪史表示，要达成目标，确认「在哪个时刻前要做到哪些事」十分重要。他建议以「倒推法」来做规画，先计算出下一个阶段目标距离现在大约还有多少时间，据以拟定出详细的「年度计画」「单月计画」「单周计画」和「单日计画」，并逐一填进行事历中。

3.在显眼处写下「一年的目标」

「思考年度计画」是年度目标最终能否达成的先决要件，弘兼宪史建议的做法是，将年度目标从大到小、一项一项写在年度行事历上方明显处，或是随身笔记本的第一页，内容包括工作、家庭、兴趣等各种年度目标，而且务必写得详实。

4.年行事历：记下主要活动，把握全体样貌

有了年度目标之后，接着还应在一年之初，在行事历填上已知工作日程、重要企画或私人活动，并用「←→」标示出哪些时段已被填满，哪些仍属空闲，如此就能概算出自己有多少时间完成各项目标，甚至粗略计算出相关花费。弘兼强调，「以长期视野清楚掌握整体样貌」是年行事历最重要的功能。

5.使用记号与色笔，标记「重大事项」

每月开始时，应回头检视年度目标，将当月待办事项填入月行事历，并在空白处醒目地标示。弘兼建议，可以萤光笔或红笔，将重大预定事项特别标示出来，或是将公事和私事用不同颜色做区分，务必做到「易于辨识」。

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6.切割版面，让工作规画更合理完善

在行事历上区分出「上午和下午」「公事和私事」等空间，也是弘兼宪史推荐的做法，有助于釐清当日预定要做的事，是否比重失衡？例如，某天下午时段，陆续被填入6项企画案完成日，显然难以达成，这时就必须及早重新安排工作。

7.醒目标示非预期、不确定事项

订完年度目标和当月目标之后，「本周目标」也必须写在行事历上的醒目位置，做为提醒。弘兼提醒，除了明确填入出预定的内容、正确的时间、场所、对象及电话等基本资料之外，也要格外留意和特别标示出「不是自己的预定事项」（例如「周二～周五上司出差」）和「未确定的预定事项」（例如「周三下午总部主管可能会来」）这两种资讯，因为它们往往会对行动安排产生重大影响，甚至打乱原订计画。

8.制订检核表，避免遗忘与拖延

碰到「没有非在某个时间点执行」的工作（例如去邮局划拨杂志续订费），应将此类事项列在每日行事历上方，并画上检核表做为提醒，否则很容易一忙就忘了。

9.使用便利贴，扩充版面空间

如果因为行事历版面空间较小，不够写上众多待办事项时，可用小张便利贴贴在行事历上，以创造额外空间、发挥提醒作用，还可在当日未能完成之际，直接将便利贴移到其他时段。

文章来源：smart M 人才培训网

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