创业必须具备的财务管理能力

2013-06-23

良好的财务管理能力是企业为持续达成财务绩效获利目标所必须具备的条件。相信是每一位创业朋友都必须具备的能力。因为无论您所经营的产业和技术为何，企业要生存就必须要能获利，而且还要追求获利成长，以达永续经营之最高目标。因此培养财务管理力，是非常关键的。

谈到财务管理，可能会想到几个面向：如：财务资金面、会计帐务面、报税节税面。事实上，这三方面须达成不同的效益，相对的、缺乏正确有效的财务及税务会计资讯，就往往只能凭经验判断做决策，很可能有损于与客户、供应商、政府（国税局）员工与股东的关係，甚至造成资金流量周转困难的财务风险。

因此，如何控管这些风险？相信这对于创业者而言是需要了解的课题。当然这也是很大的课题。因此笔者在这篇文章中仅先针对财务风险的管理引导出一些观念，并举一实例，使创业阶段能有正确观念作起步。

有哪些财务风险呢？例如：
．应收帐款变呆帐，客户倒闭
．存货卖不出去或售价低于成本
．员工舞弊、管理阶层舞弊
．供应商倒闭、无货源或保证金，订金被倒或供应商不再赊帐
．外币匯率风险
．银行贷款及利息还不出来，票据到期无法兑现
．发不出薪水
．帐上有赚钱要缴税、实际上却资金吃紧

做好财务风险管理以避免资产价值减损，最重要第一步就是回归作业流程基本面。以下针对财务风险控管举实际个案。

一家经营二十多年的公司，做了将近二十年的会计离开。

新接手的会计，学之前会计的作业方式，学习了三个月。接续前手的作法，尚未能完整吸收，又没有建构一套系统。因此非常辛苦。似乎需要再请一位会计。老闆认为：我之前一位会计，能处理所有事情，现在却要二位会计还这么多问题？

客户找了我们，我们发现许多问题。例如：
．代收代付款并未纪录
．每张独立的表单与汇总的报表核对，经常发现差异
．业务经常需要和会计就每张表单解释其内容细节
．收款期限付款期限未明确规定原则和执行追踪办法，以至于经常在核对是否收款付款等
．表单之编码和排列顺序并无一致性作法
．业务及其他部门的单据通常是习惯性丢掷到会计部的资料盒中或是主办会计的桌上，以致于会计经常要整理文件、表单、报表等等
．五个业务可能对同一客户有五种表达方式。如：同一客户有三个名称
．不同的折让对象及金额内含于报价中，不明确究竟是销货折让还是业务员奖金？折让金额由谁负担？
．业务报价中忽略税的因素
．缺乏出纳和会计功能，全由一人包办。无任何勾稽功能。
．出纳的资讯若要传达给会计，常是手写在业务表单上，不易辨识

结果是：
　１、收帐款有2/3已逾期未收或是未沖帐。其余额明细不清楚。
　２、会计始终被厂商催促要付款，因此急于作付款，造成付款快、收款慢的现象。
　３、会计习惯性挨骂及加班，造成会计人员之负面思想心存抱怨，工作效率不彰。

其实整体而言就是缺乏会计制度。很多企业主的观念以为是要具备相当规模甚至要公开发行的企业才需要会计制度。其实不然。

笔者的看法是：
　收款－不是单问会计、也不是单问业务；而是问收款流程作业
　收入－不是单问业务、也不是单问行销；而是组织内每一个人
　成长－不是单问成本控管、也不是问有无继续投资；是成本节省不对吗？是投资不好吗？都不是。而是成长的机制在哪里？

否则，只会陷入一直在找问题和原因，很努力要解决问题却看不出果效的循环中。您可能会想：在管理上不是应该要有责任归属吗？是的。不过在我的经验里，重要的是，先愿意花时间在基本作业流程上，建构一套制度。

财务控管的第一阶段是釐清目前每一个作业步骤顺序使用的表单等等，然后真的要将其一一定义清楚，标准化名词、表单、格式、各项作业等等。例如，业务相关流程就包括：业务提供给客户的单据上需要註明的项目内容就要註明清楚。包含匯款后回传给业务部（否则、出纳看到存摺出现的匯入款怎么查呢？）以上述个案而言有几点结论：
　１、各项报表重新检视内容栏位细项及名称标准化
　２、建立会计制度
　３、会计财务人开放心胸，具备主动沟通力
　４、思考整个流程而非单一事件，具主导流程的能力

祝福各位创业的朋友以平常心看待每件事，业绩固然重要，不过未来的路还长，静下心来，花点心思建构内部制度、充分沟通、培养人才。使团队能同心合意，凝聚共识，才是最宝贵的资产，也是长期稳定获利的来源。

作者：刘郁纯