好聚好散 离职请留下好名声

（图／取自网路）

你快要离职了，即将有一个崭新的开始。这时候，你最紧要的任务不是清空你的座位，而是办理「工作交接」。

说实话，要把自己做了三年五载或更长时间的事情，在一时半刻里交代清楚，真的是一件繁琐又累人的事。不过，换个角度想，如果你去到新公司，发现你的「前任」交接做得乱七八糟，要什么没什么、同事客户老闆一问（你）三不知，你肯定会开始「怨恨」对方。

更重要的是，世界很小，交接工作做得好，除了让接你工作的人对你心存感谢，还会让你的「前老闆」对你留下极好的印象：你没有因为要离职而草草收尾，反而把工作交代得清清楚楚，努力到最后一刻，让公司的业务尽可能不受到人事异动的影响，无缝接轨。

制作工作交接文件，永远不嫌早

工作日积月累，内容愈来愈多元、复杂，如果你等到快要离职的时候，才开始做交接工作，势必会做得又急、又赶、又累。因此，行有余力的话，平时就可以开始整理自己的例行工作，以备不时之需。真要碰到转职、升迁，必须交接工作时，不但会做得比较轻松，也可以描述得更完整、深入，显现出你的专业程度。

1.例行工作文件化：

把你必须交接的事项，或者说是接任者必须知道的所有讯息，列出一张完整的清单。这张清单和人资招募人才时的「工作描述」（Job Description）不同，是要列出你每天、每周、每月和年度的工作细项、公司和上司对该职位的期待，以及完成这些职务所需具备的技能、成功诀窍。重点是要让任何接手工作的人，都能立即上手。

2.依重要性排序：

列出清单之后，按照重要性、发生频率、类型，将这些事项分门别类。

3.说明专案进度：

列出进行中及长短期的专案，解释专案的来龙去脉、目标、资金、遭遇的问题和解决方案、开始和预期完成的时间，以及任何与专案相关的档案等等。最好也列出合作同事的名单、联络资料和他们在专案所担任的角色。

4.重要档案清单：

制作一份详尽的目录，说明与工作相关的文件、档案的存放位置，以及如何取得这些档案。

5.询问对象（Go-To Information）或联络人名单：

新人接手需要任何资讯时，可以问谁，同时也可以维繫既有关係，不会因为换了人而中断，包括主管、部属、客户等等。

6.重要参考资讯：

包括网站、部落格、社群媒体等等。

7.庶务：

办公用品哪里拿；如何操作办公室机器、电话、其他设备；网站帐户的帐号密码；会议室或抽屉钥匙等等。

8.反覆检查：

请同事帮忙你看看交接清单是否完备，避免有所遗漏。

交接始末，都要让主管知情

制作好工作交接文件后，交由主管过目，请他透过e-mail回覆内容是否OK，并且清楚交代清单上的每一项工作应该要交接给哪位同事。

一经主管确认，你就可以把交接清单提供给接任者，建议透过e-mail寄送，同时转寄给主管，确认所有交接工作都已经交代完成。不要太相信口头上的交接或确认，最好都留下文字或e-mail纪录，避免任何误解或疏漏。

在转寄给主管的交接报告中，应该涵盖以下内容：
1. 交接工作清单；
2. 各个工作细项分别移交给谁；
3. 交接工作的完成日期；
4. 上未完成的活动或工作、特殊状况；
5. 补充说明或提醒。

再做这两件事，交接更顺畅

相信很多人都有类似经验，接手一份新工作，面对一大堆交接档案、文件，看到就烦。如果有人可以口头跟你说明，你有问题可以当场问，确实可以轻松很多。因此，如果时间允许，「离职的人」应该要有时间跟「接手的人」（不管是公司的新人或旧人）讨论工作内容，提供对方一些指引及协助。

1.交接会议：

离职前一个礼拜，先备妥相关文件档案，让接替工作者有时间阅读、消化。接着，召开一场交接会议，会议主题是让继任的同事了解他未来的职务与角色。也可以请接任者带来一张「问题清单」，请教将要离职的同事。

别忘了，知会你的主管有这场会议，让他知道你一直到离职前，都还很投入工作。当然，如果你不介意的话，也可以把你未来的联络资料留给公司或接替你工作的人，方便对方在有问题时还可以找得到人请教，这也可以让你留下乐于助人的好印象。

2.工作见习体验（job shadowing）：

前提是你在离职前，公司已经找好了接替你的人。这时，你可以带着接手新工作的员工，一起工作一段时间，带着对方认识同事、合作窗口、了解工作环境。

到了见习晚期，两人的工作还应该要「对调」，由新员工接任工作，你（将离职者）只扮演顾问的角色，为新人可能遇到的问题提供解答。

不要以为离开一家公司或离开一份职务，就代表「关係」的结束。收尾做得漂亮，做好工作交接，不但可以在你的旧东家、老上司、好同事心中留下好印象，说不定这份好名声还会一直跟随着你，为你的职涯发展带来正面的影响。

【101创业大小事／整理报导】

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