饶过观众吧!PPT别塞太多字!

（图／取自网路）

「几乎所有PowerPoint简报都像臭掉了的鸡蛋一样，让人难以下嚥。」行销大师赛斯・高汀（Seth Godin）在《Really Bad PowerPoint: and how to avoid it》中指出，投影片是为了辅助观众接受你的观点，帮助他们了解你的心情、感受和意见，如果只是做出一份详列事实和图表的档案，那干脆取消上台或会议，写份报告送去就好。

你也曾经做出像「臭鸡蛋」一样的简报吗？更令人沮丧的是，这份「发臭」的简报，很可能是你费了很大的心力，拼命地剪下、贴上「相关」资讯才完成的，结果却让人「难以下嚥」。

问题到底出在哪里？你有些观念要改，也有些原则要把握，就能改善问题。

首先，别再把投影片当成备忘稿或是补充资料大全。「投影片就是投影片，文件就是文件，如果你试着要把两者结合，那会得到一个糟糕的结果，就是脚踏两船，两头落空。」《简报禅》作者贾尔．雷诺兹（Garr Reynolds）将这种「资料爆炸」的投影片命名为「投影件」（slideument），当你选择在投影片中填满一行又一行的文字，只会让观众迷失在「字海」里，听不进你想说的话。

其次，谨记每一个简报大师都会提到的关键字词：「少即是多」「只放重点」「以图像取代文字」。这么做的目的，某种程度上也是为了避免「字海氾滥成灾」。毕竟投影片不是文件，文件是让人自行阅读的，投影片则是要经由讲者口述，带领观众理解内容，用途不同，内容的详尽程度自然也不同。

最后，技巧再炫、特效再怎么吸睛的简报档案，如果没有达到「传递讯息」的效果，也是枉然。所以，好的简报档理应「内容先行」，再透过版面设计或声光效果，设法加强「内容可读性」，让观众容易吸收和理解。

简报是动词，指上台表述你的想法；简报也是名词，指承载想法的辅助工具：投影片，大多数时候我们都称它PowerPoint或ppt。不管是「开口简报」或「动手制作简报档案」，两件事都不简单，都需要大量的练习。

或许你更常因为要上台简报而紧张焦虑，觉得简报档案「丑一点」没关係，毕竟自己又不是什么美术视觉专家，而且还可以动口补充说明。不过，你一定也羡慕过「好看的投影片」，更曾感受过资讯庞杂或语焉不详的投影片所引发的不耐。当投影片几乎已经是简报的基本配件，即使你做不出令人惊艷的投影片，为你的简报「加分」，至少也应该做到不让投影片为你的简报「扣分」，给人粗制滥造或应付了事的感觉。

这一次，我们试着从「工欲善其事，必先利其器」的角度出发，学习制作简报档案的技巧，目的不是「视觉效果」，而是「有效沟通」，让你在台上做简报时，表现得更出色、更吸引听众目光。

想做出好简报，先抛弃这4个错误观念！

误区1：把「观众」当「读者」：在投影片里塞满大量文字，误以为观众可以同时专心听、专心读。

误区2：把「投影用简报」当成「文件」：想在口头报告之后，再把投影片寄给观众，就把简报当成文件资料来制作。

误区3：把「准备资料」当成「简报资料」：以为放满资讯的简报，才能彰显用心。

误区4：把「提词稿」当作「简报内容」：只害怕自己漏讲了什么，忽略了观众究竟能不能听懂、听进去。

你做的是大字报，还是简报？

常见的投影片分为3种：文件、大字报、简报。其中以「简报」形式最能强化简报者提供的讯息，建议多多使用。

1.文件：文字密密麻麻的投影片，目的是做为文件或白皮书。

一张投影片上的文字量，如果超过75个字，就该被视为文件。你可以想办法减少字数，或直接做成一份文件，而非简报档。如果选择后者，不妨把口头报告改为讨论会，事先将文件传给与会人员，让他们出席时可以快速进入讨论阶段，拟定行动方案。

2.大字报：一行行条列文字，简报时也一条条朗诵。

如果投影片文字量已经减少到50字左右，就算是大字报。这种报告方式清楚明瞭，却很难引人入胜，通常是没时间准备，才会採取类似做法。由于听众阅读速度会比简报者讲话的速度快，等于是先看完讯息，再等讲者跟上，很容易出现「讲者很迟钝」的错觉。

3.简报：投影片成为视觉辅助工具，加强简报者的讯息。

将文字图像化的简报，会连带精简文字的使用量，让观众聚焦在讲者身上，而不是投影幕上。最恰当的投影片，应该是成功加深观众对讯息的印象，又不会令人分心。不过，因为简报上的文字少，难有提词效果，简报者需要投入更多时间来预演、练习。

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