时间管理？先改正不良工作习惯！

（图／取自网路）

“Do the right thing right.”（用对的方法做对的事情），是时间管理的第1守则。多数人只做到前半段，忘了后半段。翻开许多谈论时间管理的书籍或文章，内容一定是告诉你，如何依据事情的轻重缓急，设定优先顺序。但事实上，如何用对的方法做对的事情，其实更重要。

做事有方法，时间自然变多，改善时间管理，不只是讨论哪些该做、哪些不该做，还得更进一步改变做事方法，多注意平常忽略掉的小细节，让工作流程达到「最佳化」。

1. 思考要慢，执行要快

如果你真的想要节省时间，「第一次就要做对」是很重要的原则，因为有些事情一旦决定了，就无法再回头，或者事后得花双倍的力气去调整。宁可事前多花点时间想清楚再动手，即使事后仍需要调整，但也不至于需要太大幅度的修整。

2. 再三确认，知道你该做什么

很多时候，你觉得很清楚对方的意思，最后却发现相差十万八千里。到底是对方没说清楚，还是你的理解能力有问题？如果一开始就会错意，就是在浪费时间做白工。假设主管要求你下星期报告最近的重大经济趋势，你可以自己先设想，哪些内容会是主管想要的，然后立即和主管讨论，确定你们彼此之间的认知是一致的，就可以开始工作。但是如果主管交代完，你就直接问比较细节的问题，例如是哪些经济趋势，一时之间他可能也很难说清楚，不如先做大略的研究，提出你初步的构想，再和主管确认最后内容的走向，会更有效率。

3. 时间压力愈大，工作效率愈高

规画工作行程表时，不要只是列出该做的工作项目，还得在旁边写上预计完成的时间。一旦有了时间限制，就有了限期完成的压力，工作时会比较专注，而不会毫无限制的拖延。在规画每天的工作行程之前，除了列出工作项目，还会写上预计要花费的时间，等到一天的工作结束之后，再把实际花费的时间写出来，包括中途被打断的时间，相互比较，这样就可以清楚知道自己是否预估正确，下次预估的精准度就会提高。

4. 工作之前，先把办公桌清理干净

如果你去知名餐厅或饭店的厨房就可以发现，厨师在开始烹饪之前，必定会把需要用到的食材和工具依照先后顺序整齐地排列好。工作时不要把时间浪费在找东西，开始工作之前，先空出一个干净的桌面出来，再把可能需要用到的资料或物品，放在方便拿取的地方。

5. 向外求助，别闭门造车

如果你新接某个工作或专案，先询问有经验的同事或主管，什么样的工作方式最有效率，不要浪费时间摸索，以免走错方向。平常也应该观察他人工作习惯择善学习，例如如何整理档案文件、管理客户等，这些都是伸手可及的方法，应多加利用。

6. 凡事主动，等待只是浪费时间

别浪费时间等待对方的回音，直接拿起电话打给对方才是明智之举。或是，你的朋友或同事帮你介绍新的客户或是某个人，先询问他是否可以直接联络那个人，一方面表示尊重，另一方面又可以节省等待的时间。

7. 改变自己，适应其他人的工作习惯

工作的完成需要多人参与，但每个人习惯的工作方式都不一样，往往容易引起不必要的时间浪费。要改变别人，不如先改变自己，顺应别人的工作方式，让流程的进行可以更有效率。平常互动时，多观察对方的工作习惯，或是他最讨厌别人有哪些坏习惯，避免自己踩到地雷。

8. 成功也要花时间分析

我们常要求自己了解犯错背后的原因，避免下次再犯。但是，你也应该知道自己哪些部份做得很好、原因是什么。下次再遇到类似情况时，你才知道如何达到成果。当你知道成功的原因，又能避免可能的错误，才能有绝对的把握。

浪费时间的4大元凶

1. 多做没有必要的工作

你之所以觉得时间不够用，主要原因在于把时间浪费在没有必要的干扰。当然，干扰是无法避免的，总是有紧急事情需要处理，但是你还是可以做一些防范工作。例如，申请2个行动电话号码，一是工作上使用，另外则是与家人或朋友联络时使用，就可以避免在上班时间接到不重要的电话，减少干扰。

电子邮件的使用也是一样。依据不同类别的寄信人，设立不同帐号，让自己可以更有效管理。也可以使用自动回覆，告诉对方你在哪个时段才会回信，这样就可以安心地只在某个时段回信，又不会让对方觉得你工作效率不佳，没有即时回音。每天傍晚可以留大约半小时～1小时的时间，用来回覆内容较为复杂、或需要详细解说的信件，一次就沟通清楚，而不是急着回覆对方，来来回回好几次才搞定，这也是在浪费时间。

2. 当滥好人

这种人不论别人有什么要求，都照单全收。特别是做业务的，为了抢生意，客户各种无理的要求也忍气吞声的答应，做了太多超出业务范围以外的事情，其实大可不必这样做。应该要自己设定界线，哪些可以为客户做、哪些不可以，只要有清楚的原则，客户也会接受。如果你自己没有原则，只会让对方得寸进尺，最后吃亏的还是自己。

3. 迷信科技产品

科技产品确实能帮助我们增加效率，但是如果做得太过，也可能让工作没效率。如果已经有习惯的工作方式，例如习惯手写方式排定行程表，而且效果也很好，就不一定非得特地去买PDA。身上有太多科技产品，只会让你疲于应付。

4. 重质不重量

工作效率的衡量标准不是看你做完了几件事情，而是这些事情的价值。以业务来说，你的工作效率不在于完成多少笔生意，而是应该就投入与可得报酬来看。也许今天你只拿到一笔生意，但是带来的收益可能是过去半年的业绩总和。

不妨现在就开始，重新检讨你的做事方法，改变浪费时间的工作坏习惯。

【101创业大小事／整理报导】

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