10款提升工作效率的App(上)

（图／取自网路）

为了提高工作效率，曾经开车时看简讯吗？停红绿灯还在查收电子邮件吗？如果是这样，你真得好好思索在新的一年彻底改掉这些坏习惯了。其实，一些有效率的工作方法是可以慢慢养成，还能真正做到事半功倍的效果，所以不要再让以上危险的坏习惯成为提高工作效率的藉口。

1. 将一天分割成许多的15分钟

每天要处理的杂事很多，我们常被这些琐事搞得心情很差，让工作无法专一。当一个时段只做一件事时，工作效率会变得很好。

研究发现，工作无法专注会降低40%的工作效率。一些研究也提到，人能专心的时间并不长，约15－25分钟。因此，如果将工作时间切割成以15分钟（或25分钟）为单位，在这段期间内不受到其他事情干扰，专心完成一件任务，做完再休息，这样工作效率就能提高。

【方法】一週的开始先做好工作计画，并清楚了解自己本週将完成的任务是什么。然后，将每个任务分到以15分钟为单位的时间段，设定务实、可执行的完成期限，但是不能刻意浪费时间。

【辅助App】TimeDoctor是一款协助用户做好时间管理的应用程序，它可以精确追踪每人每天工作中的每个任务，并协助管理个人工作以提高生产力。

2. 真诚的态度，千万不要浮夸不实

一项最新的研究显示，重承诺的人是受到尊重的。诚信地完成有质量的工作有助于和团队间建立深厚、信任的关係，同时还能减轻个人的心理压力。研究也表明，能掌控个人工作进度与行程者，其心理疲劳也相对减少。

【方法】

1.多25%的时间给预计完成任务

2.因为很多工作需要协同完成，所以要有可能会延迟的心理准备

3.为了将事情做成，很可能需要参与所有与协作相关的任务

4.相信直觉：如果认为自己管太多时，试试放手一下。

当时间快到任务还没完成时，不能给自己任何藉口拖延或是感到压力，此刻心要定，迅速回顾整件事，想想看可以如何改进，争取最后成功完成的机会。

【辅助App】iDoneThis每天会自动发送邮件，团队裏每个人的工作任务和进度都一目瞭然。用户能自行发布已完成的内容，团队成员可以跟评，有助于做好后续的工作。

3. 待办事项清单（To-Do Lists）摆一边，行程表才是工作效率提升的王道

一天工作之始起于截止期限（下午5:30），怎么说呢？先将代办事项优先顺序化，然后给予合适的时间完成这些任务，最后，将这些工作一一摆入一天的工作行程裏。

工作时，只要和工作没有直接相关的琐事，就不予理会，甚至也不会接毫无关联的电话，就是全心专注在工作上。这样你能做出很多具生产力的决策。

时间表会强迫你面对「还有多少时间」以及「你已完成多少事」的现实。特定时段完成特定任务，让你不再有耽搁延误的藉口；特定时段裏，你不会犹豫不决，而是必须在规定的时间内完成任务，因为你已经做出了决定。

4. 设定明确的目标并不停地提醒团队

研究发现，哪怕只是细微的目标提醒，都能让员工做出为达到目标的决定的努力。白宫椭圆形办公室（Oval Office）以及丽思卡尔顿酒店（Ritz Carlton）每天的会议中都会向他们的团队谈论到工作目标。

设定总目标，并将总目标向下分为5个可季度实现的次目标。将这5个小目标写在索引卡（Index Card）上，一张随身携带，另一张贴在电脑前面。当你发现工作分心时，请再度检视他的季度目标卡，并反问自己：是否目前做的事与目标达成有关？

如果没有直接相关，请继续着手，但记得在例会上，对团队重申这些目标，让大家知道他们是否在对的方向前行，或是需要哪些改变以达到目标。

【辅助App】用户可以透过Google Keep建立记事本、备忘录，并与他人分享与协作。Google Keep还会将记事和备忘录同步到 Google，让用户以及共用的对象（如：秘书或是助理）随时随地在 Android 手机、平板电脑和 Android 穿戴装置上，透过 Chrome和网络查看、更新并存取记事。

5. 让便条贴提醒你

每晚计画隔日必须执行的最重要5件事，界定须优先处理重要事的原则是：紧急与否以及投资报酬率（Return On Investment，ROI）。

将这些必须优先处理的事写在便条贴上，并将它们贴在电脑萤幕的左上方。除非这件事做完，否则就不会上床睡觉。

在早上处理优先事情，即使没有播放音乐，请记得戴上耳机，因为这样做其他人就不会打断你工作。

有研究表示，环境对决策过程起到巨大的作用。而这些贴在电脑前的便条贴，就创造了让你在工作时能保持专注的环境。

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