47%员工认为开会浪费时间！ 「两个pizza策略」让会议开得快又好

(图/取自网路)

根据Salary.com的调查，47%的职场工作者认为他们的时间，最常浪费在于参与过多会议，然而很多会议有其重要性，不能为了增加工作时间就取消会议，这样反而会让整体工作效率低落。但要怎么提升开会的效率，成为每个主管都要学习的事。

Come Recommended公司创办人Heather R. Huhman在《Entrepreneur》杂志网站，提出五个增加会议效率的方式，让大家可以节省花在会议上的时间，增加可工作的时间。

一、了解与会者的时间安排
像是与会者最近工作负担会不会很重？该时段有没有更重要的事？在清楚与会者的状况后，再视他们情况安排合适的开会时间，能有效提升开会效率。

之所以需要先了解与会者时间安排的原因在于，若安排会议的前后，与会者都相当忙碌，花很多时间在处理其他事情，在这种情况下安排会议，可能会让他因为没时间准备，加上没有足够的体力，而让他在开会中表现不好，这样反而会降低开会的效率。

不过开会的时间本来就是上班的一部份，所以做好时间管理是每个人都要注意的事，但如果在安排会议时能够多了解与会者，不但可以提升开会效率，也能藉此关心部属，让部属觉得受到重视，提升他们的向心力。

二、订定会议大纲，并严格遵守
订定会议大纲指的是要事先告诉与会者会议中需讨论的事项，让与会者能提早准备。而Huhman提到，订定会议大纲后，就不能在会议中额外增加讨论事项，这样容易无止尽延长会议时间，也容易让会议失焦，降低开会效率。

而订定会议大纲，除了让他们可以事先做准备之外，告诉他们会议开始及结束时间也是一件相当重要的事。明定开会时间，可以有效减少迟到的机率，而且若辅以一些惩罚，会让与会者更容易准时参与会议；而订定结束时间，除了让大家方便安排时间之外，也能让大家有意识这场会议什么时候要结束，所以讨论起来比较容易聚焦，不会发散。

(图/取自网路)

三、每个人都要参与讨论
开会很多时候是为了匯聚大家的意见，所以在开会时，必须要严格要求每个人都要参与，都要发表自己的意见，因为如果没有参与讨论的话，该名员工开会的效果其实不大，这样大可以让他把时间拿去做更有效益的事；再者，如果与会者当下有想法，却没有现场拿出来讨论，等到做出结论才发表自己的意见，这样大家还需要再讨论一次，反而更耗费众人的时间。

除了要求大家参与讨论以外，Huhman提到Google跟Apple在开会时，每位与会者都会有其讨论的事项，藉由这样的安排，会更容易让与会者了解自己在会议中的角色，提高他们的参与度，而这也是主管们在安排与会人员时，能够提升开会效率的方式。

四、执行「两个Pizza」策略
亚马逊执行长Jeff Bezos曾提出「两个Pizza策略」，以确保与会人数不会过多。很多主管在开会时，会找很多不相关的人加入会议，这样不但浪费那些人的时间，还可能降低开会的效率，因此Bezos订定了两个Pizza策略，指的是在决定开会人数时，必须要控制在两个Pizza能餵饱所有与会人的情况下。

Huhman也提到，与其每个礼拜召开聚集所有人的大会议，不如按部门分成小会议，这样可以提高与会者的参与度，也提高会议效率。

五、确认待办事项与会议结论 
最后，在会议结束前，跟每个参与的人确认待办事项，确保大家知道这个会议的结论，以及自己接下来该做什么，能够让这次会议所讨论出的事项被确实执行，完全发挥这次会议的价值。

资讯来源：人才培训网

【101创业大小事／整理报导】

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