简报超紧张?四招稳定你情绪

(图片撷取自网路)

「我不知道成功的关键，」Bill Cosby（影集《吹牛老爹》主角）说，「但是我知道，一但你尝试取悦每一个人，那就会成为失败的关键。」

对于今日多数的商务人士来说，这就是一个根本问题。他们希望带给所有人全部的事情，结果就是把听众折磨一番，也让简报者的信誉扫地。

在你开始传递你的想法前、在你开始制作你的投影片前，甚至在你开始蒐集并筛选资讯前，先问问自己：谁会对我的想法说「Yes」或「No」？那才是你需要去取悦的人，那才是有关係的人。用行话来说，这个人就是简报中的「决策者」，你的简报最重要的就是要设计来解决这位决策者的问题。

这位决策者想从你身上得到什么？答案是，你的简报能否成为他问题的解方。

我们来定义一下「问题」。「我如何把所有的CD都放进口袋里？」解方就是「iPod」；「我要怎么样才能扛着所有的暑期读物随处跑？」解方就是亚马逊的电子书阅读器Kindle。你的简报是为了决策者的问题所提出的解方，这答案不需要像iPod这么样的缤纷耀眼，决策者只想知道，「我们今年还是可以达到目标吗？」你的简报正是要回答这个问题。

但是，万一在你的听众中，有不只一位决策者呢？政客面对这样的状况时，和提供简报的人一样。举例来说，当我为客户做教育训练时，每一个在房间中的参与者都是决策者──他们每个人都会对「这个简报是否实用？」这个问题回答「是」、或者「不是」。你很幸运，你可以照着同样的方法照做，你仍然可以问同一个问题，「我的简报是不是决策者问题的解方？」

根据销售量超过一千一百万本的《The Book of Lists》一书，被人们认为「最害怕」的事情，就是当众发言。死亡竟然排到第七名去。这意味着，大多数人宁可死，也不要对着群众说话。

为什么人们如此害怕公开演说？

整个循环，起始于你要进行简报的前二、三天，你的头脑开始自动幻想事情可能会出错：忘了开场白、投影机坏掉了、听众认为你是个糟透了的讲者……这份「恐惧清单」无止无境！

这些想像中的情况，会反应在你的身体上变成真正的状况：心跳上升、手心冒汗和唿吸急促，看起来好像事情真的很危急，但其实什么事也没发生，你只是在「想像」而已──这就是问题所在。

你越想着事情会出错，你的身体就越紧张；直到你的简报结束后，你的身体才会开始平静下来。

开始真正简报前，有四个步骤可以减轻你的紧张。

第一个步骤──也是最重要的──就是准备和排练。不幸的是，多数人会跳过这一步以节省时间。排练得越多，就越不用担心忘记细节；而担心得越少，你就越不容易紧张。顺带一提，许多商务人士误以为「排练」，就是先看看自己的简报投影片。排练应该是要把正式上场做简报时，要对听众讲的话，照样说出来。

排练至少要有五次：一次是对着自己、二到三次在值得信赖的同伴面前、最后两次则是面对你的同事或团队成员。每一次都试着找出一个可以改善的地方，并且在下一次排练前就改进。

第二个步骤，在你即将进行简报的场地排练，事先熟悉那个空间。这样的熟悉感可以降低你的紧张。

第三个步骤，「运动」可以帮助你舒缓一些肾上腺素。如果你是要在一间饭店进行简报，你可以在一个小时前去游个泳、去健身房跑个步，如果你有上瑜珈课，可以运用瑜珈的唿吸法让自己平静下来。每次演讲前，我都是这么做。

最后一个步骤：了解你的紧张情绪何时达到高峰、何时开始减缓，如此你便可以开发出一套机制，更好地去处理这些紧张。多数人在简报开始前二、三分钟，紧张的情绪达到高峰，并且在简报的头二分钟，维持这样的紧张。

你可以试着把开场白写下来、每次排练后都修改一遍开场，直到它听起来很自然。这通常都要反覆练习十到十五次，直到你几乎完全记住。我把简报印出一份纸本，并且放在手边边。虽然你很可能没有时间在简报时去翻阅那些纸本，但是知道有这么一份东西，会让你比较不紧张。

下次你要简报前，先试试看以上四个步骤，你不只不会紧张，而且说不定会变成少数对简报乐在其中的商务人士呢！

【101创业大小事/整理报导】

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