注意!这五件事千万别用mail讲
(图/取自网路)
Email我们天天都在用,但你是否接到某些信的时候,心里不禁发出「这幹嘛用email讲啊」的哀号。如果碰上以下情况,尽量不要使用电子邮件沟通,多想一下可以省掉很多麻烦。
1. 要讲的事情冗长又复杂
收件人通常偏好迅速处理邮件,而且一般都在萤幕上阅读,太长或太复杂的事情不适合用这种方式处理。如果你真的得用email交代一件庞杂的事情,务必好好安排内容结构,以简短的招唿开场,写出要报告的重点或要求,告诉收件人你需要怎样的回应,最后做结尾。使收件人可以迅速浏览,先找出重点,之后有空再细读。
2. 太多问题要解决或解释清楚
一件事若有许多疑问需要解答,使用email很容易出现一问一答邮件往返,再问再答再寄再收的恼人循环。有时候,如果你能拿起电话,或走到那个同事身边直接沟通,双方都会省时省事很多。
3. 不够谨慎
在传送email前,你应该先自问:如果内容被张贴在公司布告栏上会怎样?因为这种状况完全可能发生。要复制、列印或转寄一份email非常快。绝对不要在电子邮件上说同事或老闆坏话、谈情说爱、帮忙传话或讨论办公室八卦。
你可能想说你和对方马上删除邮件,清除垃圾桶就不会被抓包。但!请注意,你的邮件仍可能在网路的某个角落漂流。像是你公司IT部门的同事很可能有公司主机电脑的备份,所以你在邮件上说的任何话,都有机会在你最意想不到的时候,向你反扑。其结果会让你非常糗,严重一点甚至害你被fired。
4. 当你生气的时候
当你寄出一份充满愤怒文字的电子邮件,对方可能一读再读,或转寄给别人,做为对付你的把柄。气唿唿的时候千万不要写电子邮件,否则稍有不慎,一时愤怒、脱手而出。
5. 当内容很情绪化、很敏感
使用电子邮件,就表示沟通过程少了肢体语言、语气、手势或姿态来帮助对方解读讯息,因此容易造成误解,很可能得罪了收件人尚不自知。
如果讨论的主题很情绪化或敏感,或你觉得你的话也许遭人误解,就选择面对面来处理会好得多。考量用什么方式传达意见会比较好时,先站在对方的位置上想一想,总是最好的办法。他读到你的信时会有什么感觉?你的主旨与意图表达得够不够清楚?
总结一下,电子邮件未必是最好的沟通方式,以下状况打电话或面对面沟通会更好:谈判、只需「要」或「不要」的立即答覆、讨论敏感或隐私的事、不想让自己显得太胁迫人、希望保密的事。
【101创业大小事/整理报导】
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